Ведение расчётов между компаниями и предпринимателями невозможно без грамотного оформления документов. Одним из ключевых является счёт-фактура, который подтверждает факт поставки товара или оказания услуги и используется для расчёта НДС. Разберёмся, чем он отличается от обычного счёта на оплату и как быстро оформить счёт-фактуру онлайн.

Чем отличается счёт на оплату от счёта-фактуры

Счёт-фактура — это регламентированный документ, обязательный при операциях, облагаемых НДС. Его оформляет продавец в течение пяти календарных дней после отгрузки товаров или оказания услуг. Покупатель, в свою очередь, может использовать счёт-фактуру для налогового вычета по НДС.
Документ подлежит хранению не менее пяти лет.

Счёт-фактура не требуется, если:

• продавец применяет УСН, ЕСХН или патентную систему налогообложения;

• покупатель — физическое лицо, оплачивающее товар или услугу наличными.

Счёт на оплату, напротив, не имеет отношения к НДС и не подчиняется строгим требованиям. Он выполняет информационную и организационную функцию — фиксирует условия сделки, данные о покупателе и сроках оплаты. Такой счёт может быть как бумажным, так и электронным.

Способы выставления счетов

Закон не ограничивает предпринимателей в выборе способа оформления счётов. Сделать это можно разными путями — вручную, через онлайн-сервисы или с помощью бухгалтерских программ.

1. Скачать шаблон и заполнить вручную

Самый простой вариант — скачать готовый шаблон счёта и вписать данные вручную.
Плюсы: быстро и бесплатно.
Минусы: неудобное хранение, риск ошибок и потеря документов. Рекомендуется сохранять два экземпляра — один для клиента, второй для архива.

2. Сформировать счёт онлайн

Множество сайтов предлагают бесплатное создание счётов прямо в браузере без регистрации. Однако такой способ небезопасен: ваши данные могут быть доступны третьим лицам. Этот вариант подходит только для незначительных сделок.

3. Воспользоваться онлайн-бухгалтерией

Наиболее удобный и безопасный способ — использование специализированных сервисов.

Например, ERP система с онлайн-бухгалтерией Site.pro позволяет бесплатно выставлять счета, а также автоматически распознавать документы с помощью ИИ. Сервис разработан для индивидуальных предпринимателей на УСН, но также подходит для компаний на патенте и других системах налогообложения.

Что обязательно указать в счёте-фактуре

В счёте-фактуре должны быть прописаны следующие реквизиты:

• номер и дата составления;

• данные продавца и покупателя (ИНН, КПП, адрес);

• сведения о товаре или услуге (наименование, количество, цена, сумма без НДС);

• ставка и сумма НДС;

• итоговая сумма к оплате;

• подписи ответственных лиц (в электронном виде — ЭЦП).

Как выставить счёт через Site.pro

Пошаговая инструкция:

1. Зарегистрируйтесь в сервисе и войдите в личный кабинет.

2. В стартовом меню выберите услугу «Выставление счетов».

3. Заполните данные компании: страну налогообложения, тип предприятия (ИП или ООО), наименование и ИНН.

4. В разделе «Основная деятельность» нажмите зелёную кнопку «Выставить счёт».

5. Укажите данные покупателя — выберите из списка или добавьте нового клиента.

6. Заполните информацию о товарах или услугах: единицу измерения, количество, цену и ставку НДС.

7. При необходимости добавьте примечание.

8. Нажмите «Сохранить».

Готовый документ можно:

• отправить по e-mail прямо из программы;

• скачать в формате PDF, DOCX или XLSX для печати или архива.

Чтобы отправить счёт, нажмите на иконку письма и укажите адрес получателя. Можно включить опцию «Копия себе», чтобы продублировать письмо.

Если у вас есть собственная серия торговых документов

1. Перейдите в модуль «Документ» по пути: Справки → Склад → Документ

2. Установите параметры серии

3. Присвойте документу номер и отметьте галочкой «Распечатать счёт».

Заключение

Оформление счёта-фактуры онлайн — это не только удобно, но и безопасно, если использовать надёжные бухгалтерские сервисы. Они помогают предпринимателям сэкономить время, минимизировать ошибки и соответствовать налоговым требованиям.

Сервисы онлайн-бухгалтерии делают процесс максимально простым и прозрачным, превращая рутину документооборота в пару кликов, а также помогая удобно хранить документы в надёжном месте.